آشنائی با چهارچوب طبقه بندی فرآیندهای سازمان (PCF)

چهارچوب طبقه بندی فرآیندهای سازمان (PCF) که می تواند همه صنایع را در بر بگیرد در واقع ساختاری سلسله مراتبی از فرآیندهای کسب و کار است که با هدف مقایسه عملکرد سازمان با دیگر سازمان ها پیشنهاد گردید. مرکز بهره وری و کیفیت آمریکا (APQC) و شرکت های عضو آن این چهارچوب را به عنوان استانداری آزاد و در جهت تسهیل در بهبود سازمانی از طریق مدیریت فرآیند ها و روش الگوبرداری (Benchmarking)  فارغ از نوع صنعت ، ابعاد و موقعیت مکانی آنها ایجاد کردند . 

این چهارچوب فرآیندهای مدیریتی ، عملیاتی و پشتیبانی سازمان را در سیزده رسته و در سطوح سازمانی مشخص از جمله گروه (مجموعه) های فرآیندی و بیش از هزار فرآیند و فعالیت ها و تسک های مربوط به آن مرتب کرده است . تجربه نشان داده است که ظرفیت های الگو برداری در هدایت سازمان به سوی بهبود فزاینده و پرشتاب به شدت بر مقایسه و جستجو فراتر از مرزهای سازمان تکیه دارد تا یافته های حاصل از الگو های درون سازمانی . این چهارچوب به عنوان یک مدل فرآیندی سطح بالا که مربوط به صنعت خاصی نیست الگو برداری سودمندی را ممکن می سازد و به سازمان ها کمک می کند فرآیندهای کسب و کار خود را از نقطه نظری فراتر مشاهده کنند . بکار گیری خلاقانه این چهارچوب در هزاران شرکت در اقصی نقاط جهان توشه ای ارزشمند از تجربه ای سی ساله را در اختیار مرکز قرار داده است 

این چهارچوب پایه و اساسی را جهت ایجاد پایگاه داده برای استانداردهای الگو برداری آزاد (OSB) که از سوی مرکز بهره وری و کیفیت آمریکا (APQC) ارائه شده و خدمات مشاوره به رهبران صنایع در سطح جهانی فراهم کرده است . هر نسخه جدیدی از چهارچوب طبقه بندی فرآیندهای سازمان (PCF) نسیت به گذشته بهبود پیدا می کند چراکه پایگاه داده استانداردهای الگو برداری آزاد (OSB) تعاریف ، فرآیندها و معیار های ببشتری را ارائه می دهد . 

نسخه اولیه این چهارچوب با مشارکت مرکز بهره وری و کیفیت آمریکا (APQC) و هشتاد سازمان و با اشتیاق فراوان برای پیشبرد استفاده از روش الگوبرداری (Benchmarking) در ایالات متحده و سایر نقاط جهان تحقق پیدا کرد .‌ بیشتر محتوی اولیه چهارچوب از سال ۱۹۹۲ بارها بروز رسانی شده است . این بروز رسانی ها باعث شده است که این چهارچوب با نحوه انجام کسب و کارها در تمام جهان هم جهت شود . در سال ۲۰۱۴ ، مرکز بهره وری و کیفیت آمریکا (APQC) ضمن کار بر روی نسخه ای که همه صنایع را شامل می شد ، چهارچوب طبقه بندی فرآیند را برای صنایع خاص و مشخص بروز رسانی کرد . 

ساختار چهارچوب طبقه بندی فرآیندهای سازمان (PCF) سلسله مراتبی از فرآیندهای کسب و کار است که شامل ۱۳ رسته از کار سازمان در سطح بالا بوده و هر کدام از این کارها به واحدها یا سطوح کوچکتر یعنی گروه های فرآیندی ، فرآیندها ، فعالیت ها و تسک ها تقسیم می شوند . سطح بندی در این چهارچوب یکدست نیست به این معنی که ممکن است تسک های مربوط به یک فعالیت در یک فرآیند نسبت به تسک دیگری در جای دیگری از چهارچوب نیاز به تلاش ببشتری جهت اجراء داشته باشند .

هر کدام از اجزاء در چهارچوب طبقه بندی فرآیندهای سازمان (PCF) پنج مشخصه استاندارد شده دارد :

۱ ‌. یک شناسه (ID) پنج رقمی که باعث می شود حتی وقتی که نامگذاری و تعریف در صنایع و سازمان های مختلف تغییر می کند الگوبرداری امکان پذیر باشد.
۲. عنوان فرآیند
۳ .حوزه و دامنه فرآیند که با اسم مصدر و با حروف درشت نشان داده می شود.
۴. شرح مختصری از فرآیند
۵ . کد ارجاع (Cross Reference)
۶ . شناسه سلسله مراتبی فرآیند که موقعیت فرآیند را در میان مدل ارائه شده نشان می دهد.

در برخی موارد برای هر یک از سیزده رسته ارائه شده شاخص های کلیدی اندازه گیری عملکرد تعریف شده است . مثلا برای گروه فرآیندهای تولید ، مونتاژ و آزمون محصول (گروه فرآیند ۴.۳) دو شاخص کلیدی عملکرد زیر تعیین شده اند :

• مجموع هزینه انجام شده برای مجموعه فرآیند های تولید ، مونتاژ و آزمون محصول برای کسب سود ۱۰۰۰ دلاری 
• نسبت زمان هدر رفته به دلیل از کار افتادن دستگاه ها و تجهیزات خط تولید (برنامه ریزی نشده) به کل زمان برنامه ریزی شده برای تولید